BSCI驗(yàn)廠供應(yīng)商應(yīng)保存好完整準(zhǔn)確的員工個(gè)人檔案，并定期更新。
        合規(guī)的重要性：每位要求對供應(yīng)商進(jìn)行社會(huì)責(zé)任或安全合規(guī)審核的客戶都將要求供應(yīng)商要在整個(gè)雇傭關(guān)系存續(xù)期間保管好每名員工完整準(zhǔn)確的檔案，并將此類檔案以上鎖或其他安全的方式保存，防止個(gè)人信息和機(jī)密信息遭到誤用。如果法律允許，可以將此類檔案和掃描文檔以電子的形式保存在安全的人力資源信息系統(tǒng)中，或者將實(shí)體檔案存放在受控檔案柜中。
        如果指定的審核員有作要求，供應(yīng)商必須允許其自由接觸此類文檔/信息。此外，如果員工有作要求，應(yīng)允許該名員工在 人事代表或其經(jīng)理在場的情況下，查看本人的員工檔案。
        每名員工的檔案/記錄應(yīng)至少包含下列文檔：
        1. 由員工填寫的求職申請表，包括其專業(yè)背景和學(xué)術(shù)背景，并簽名以證明該背景信息真實(shí)有效。  該背景信息可包含一項(xiàng)規(guī)定，如果該背景信息有任何虛假的地方，供應(yīng)商有權(quán)終止雇傭關(guān)系或取消雇傭（由擬聘員工準(zhǔn)備的個(gè)人簡歷不得用以替代填寫的供應(yīng)商的求職申請書，因?yàn)閭€(gè)人簡歷所含信息只是申請人選擇披露的信息，可能與供應(yīng)商所需要的對所有申請人原本所需要了解的信息有出入）。  確保求職申請書不要求提供非求職所需信息，以及根據(jù)客戶的行為準(zhǔn)則有可能被認(rèn)定為是“有差別對待的”信息。

        2. 根據(jù)供應(yīng)商政策，需要有能夠證明員工有權(quán)在該國工作的文件副本，包括年齡核實(shí)證明、犯罪背景調(diào)查和/或?qū)I(yè)/學(xué)術(shù)背景調(diào)查。
        3. 參加社會(huì)保險(xiǎn)的資格證明、所得稅代扣證明、或其他依法要求的信息或自愿扣除說明（如儲(chǔ)蓄/投資/工資存款）等依法所需文件的副本。
        4. 發(fā)布的工作績效獎(jiǎng)勵(lì)和/或工作表現(xiàn)懲罰報(bào)告、警告或糾正措施的副本。
        5. 供應(yīng)商發(fā)放的財(cái)產(chǎn)證明，如信用卡、名片、車、工具箱、計(jì)算機(jī)、手機(jī)等的清單，以及員工的簽名確認(rèn)收據(jù)。
        6. 員工近照。
        7. 緊急事件當(dāng)前聯(lián)絡(luò)人信息。
        糾正措施步驟
        1. 確認(rèn)客戶所需或依照涉及員工相關(guān)法律要求的所有必要文檔。
        2. 制訂政策并建立程序，收集員工的所有的必要信息。 將具體責(zé)任指派給人事和各經(jīng)理，由其收集并更新信息。
        3. 如果供應(yīng)商尚無正式的雇傭申請表，則強(qiáng)烈推薦供應(yīng)商使用設(shè)計(jì)簡單的表格，要求申請人填寫紙質(zhì)版申請書或填寫電子版申請書，并簽名確認(rèn)所披露信息真實(shí)無虛假。
        4. 給每名員工建立存放個(gè)人檔案/資料的文件夾，或保存員工個(gè)人檔案/資料的電子版（如果法律允許的話）。
        5. 定期進(jìn)行員工個(gè)人檔案/資料內(nèi)部審核，確保供應(yīng)商的政策和程序得到了遵守。  如果該政策和程序未能得到遵守，則要確定出根本原因并實(shí)行糾正措施。
        糾正措施所需證明
        1. 與員工個(gè)人檔案相關(guān)的政策和程序的副本。
        2. 員工個(gè)人檔案的示例副本
        3. 定期進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)以及實(shí)施糾正措施的證明。

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